A importância de um bom cerimonial nos eventos

Você sabe do que se trata o protocolo e o que é um cerimonial? 

Não há como iniciar o tema sobre importância do cerimonial sem antes falar sobre cerimonial e protocolo, pois, se o profissional de eventos não tiver domínio sobre estes itens já pode começar a se preocupar! 

Sendo assim vamos lá!

Todos os eventos necessitam de um roteiro para que se cumpra a programação definida. Além do roteiro, é necessário também uma equipe que fica nos “bastidores” para executar essas normas e regras. 

Este roteiro compõe o cerimonial e o protocolo de um evento que são regidos por algumas normas e regras. Para facilitar primeiramente temos que ter em mente alguns conceitos:

Protocolo & Cerimonial

Protocolo: para a elaboração do protocolo a ser seguido, são necessárias informações como nome do evento, objetivos, público alvo, apoiadores, patrocinadores, bem como todas as normas a serem seguidas durante a realização do evento, dando sequência ao evento, início, meio e fim.

O protocolo é a base para a condução da parte solene do evento e também social, que deve ser seguido pela equipe do cerimonial e toda equipe que está atuando na linha de frente.

O protocolo define diversas questões, dentre elas o início do evento, a ordem de chamada das pessoas que compõem a solenidade, quem deverá ser chamado primeiro, a ordem de precedência e a formação da mesa de honra, uso ou não dos símbolos nacionais, identificação e organização das autoridades presentes bem como a disposição dessas autoridades no evento, quem deverá ficar ao lado de quem e a sequência dos pronunciamentos, quando e qual tempo será estipulado para cada um que irá proferir suas palavras dentre outras atividades de acordo com a necessidade e tipologia do evento.

Cada tipo de evento tem normas técnicas a serem seguidas, então essas regras devem estar descritas e compreendidas claramente para uma boa execução da equipe de cerimonial e de todos envolvidos na organização.

Todos os eventos possuem sequência de acontecimentos e formalidades específicas, vejo o cerimonial  com o executor das normas estipuladas no protocolo do evento. Cerimonial é o conjuntos de formalidades que determina a sequência de acontecimentos no decorrer da solenidade. 

É o profissional ou a equipe de cerimonial que faz com que o protocolo seja executado com planejamento, seriedade e organização junto aos convidados de honra e os participantes em geral. Cabe a esta equipe coordenar, distribuir as funções e se atentar principalmente a “solenidade” em si, com foco em todos os detalhes.

O cerimonial passa a ser um conjunto de ações, atividades e formalidades que devem ser seguidas em atos públicos, corporativos e solenes. De acordo com cada tipo de evento, o cerimonial diz respeito à execução das formalidades exigidas em certo acontecimento, de acordo com uma ordem pré-estabelecida através do protocolo e respectivamente pelo roteiro.

O objetivo do cerimonial é seguir todo o protocolo do evento nos bastidores, para que tudo seja entregue e saia como planejado e contratado pelo cliente final. Se for necessário fazer alguma adaptação, cabe ao cerimonial agir de forma eficiente e rápida, para que a adaptação ou até mesmo o improviso aconteçam de forma dinâmica.

Sabemos que com planejamento  os imprevistos são quase que eliminados, porém, precisamos estar prontos para agir pois infelizmente eles acontecem, tenha sempre planos para soluciona-los caso apareçam no sue evento!

Sendo assim, quando percebemos a importância de um evento, imediatamente se se vê a necessidade de ter esta equipe presente, pois cabe ao cerimonial  executar todas as normas pertinentes ao evento, planejar, organizar, filtrar reais necessidades, dar dicas importantes, coordenar e cumprir com o cronograma das atividades no tempo hábil e distribuir bem as funções para que consiga coordenar de forma eficiente.

Dentre várias incumbências cabe ainda ao cerimonial fazer cumprir com as normas escritas no decreto 70.274, recepcionar autoridades e convidados de honra do evento e assessorar no que for pertinente e mais ainda, necessário!

Com relação ao cerimonial de órgãos públicos há ainda outras funções, porém é assunto para outro post!

Mestre de Cerimônias & Cerimonialista

É comum no ato da contratação que um cliente solicite uma série de atribuições que não competem ao Mestre de Cerimônias ou ao Cerimonialista, ou até, solicitam serviços que são de responsabilidade do Mestre de Cerimônias e não do Cerimonial, enfim…

Percebo que, muitas vezes, o cliente desconhece mesmo as incumbências de um mestre de cerimônias, da equipe de cerimonial e as de um cerimonialista, porém a dica principal aqui é que toda a equipe saiba o que vai acontecer no evento e que cada um faça seu papel porém com foco no todo, pois cerimonial, mestre de cerimônias e cerimonialistas na organização do evento caminham juntos!

O Mestre de Cerimônias conduz a solenidade baseado em um roteiro ( pode ou não ser elaborado por ele desde que tenha conhecimento para prestar tal serviço), o cerimonialista executa as normas e regras, é o profissional que cuida da organização e da execução do protocolo nos bastidores do evento.

Leva-se algum tempo para a organização de um cerimonial, às vezes dias e meses. Mas, com certeza, a possibilidade de êxito e harmonia entre os convidados é muito maior quando todos estão cientes da programação e dos bastidores.

Um bom cerimonialista sabe exatamente como treinar a equipe contratada conforme o perfil de cada evento, sabe conduzir para que o protocolo seja executado pela equipe responsável pelo cerimonial do evento bem como os fornecedores envolvidos, afinal de contas todos precisam estar cientes de tudo o que vai acontecer no evento.

Nada fica solto nesta organização. A orientação  a  ser  dada  à  equipe  do  cerimonial  contratada  para  organizar este momento é de grande importância em um evento.  

Todos os profissionais, tanto os mestres  de  cerimônias, como  os  cerimonialistas,  recepcionistas  e  o chefe  do cerimonial ou coordenador do evento, precisam estar bem entrosados para que a parte solene do evento seja realizada com maestria.

Alguns cerimonialistas são especializados apenas na condução da solenidade.  

Na minha opinião e após esses anos de atuação, vejo que cerimonialista cabe, junto com o cliente:

– Planejar o evento;

– Elaborar quando necessário além de acompanhar a programação;

– Elaborar o roteiro quando necessário atento a precedência;

– Esquematizar o protocolo e implementar a ordem de precedência e tratamentos, de acordo com a legislação específica;

– Coordenar as equipes contratadas e todas as tarefas operacionais, eme especial, ligadas a parte solene do evento;

– Planejar e supervisionar as atividades realizadas por fornecedores contratados, dando inclusive suporte na contratação;

– Fazer a vistoria do espaço seja em hotel, casa de festas ou centro de eventos;

– Dar total atenção e suporte ao pré evento, durante o evento e pós evento junto ao realizador do mesmo, e em especial, aos convidados de honra.

Alguns cerimonialistas também atuam como mestre de cerimônias e vice-versa, porém, cabe ao contratante observar a necessidade do evento, pois o cerimonialista na maioria das vezes atua como o organizador, nos bastidores do evento!

Caso o cerimonialista atue como mestre de cerimônias no evento deve ser redobrada a atenção a equipe que irá atuar no ato em que o mesmo estiver na condução do evento.

A experiência de mercado nos permite indicar fornecedores de qualidade e confiança, além de uma margem de negociação de valores com fornecedores parceiros. Após a escolha dos fornecedores, deve ser realizada uma análise contratual rigorosa, garantindo assim que as cláusulas sejam justas e idôneas, bem como, uma pesquisa quanto a regularidade dos fornecedores na receita federal e no tribunal de justiças, quando ainda não se conhece o trabalho dos mesmos.

O grande dia começa com a montagem, os bastidores do evento:

O cerimonialista acompanha toda a montagem estrutural do evento: estrutura física, limpeza, sonorização, iluminação, recebimento e conferência de todo material entregue no local, buffet, organização do mobiliário, decoração, etc. Este serviço é de suma importância para que os itens contratados sejam montados e recebidos no horário combinado e conforme descritos em contrato e ainda, para que o evento comece no horário e todo protocolo seja seguido conforme planejamento.

Do planejamento à execução tudo deve estar perfeitamente alinhado evitando assim inúmeros transtornos durante o evento. 

Quanto mais conhecimentos e experiências se tem um profissional de eventos, maior a chance de organizar o evento como um todo. Quanto mais envolvido com todos os serviços e fornecedores, maior a chance de se ter um planejamento mais efetivo e alinhado, com menor chance de erros. 

Um bom cerimonialista pode atender o cliente nos seguintes serviços:

Locação de espaços ( seja em hotel ou em casa de festas, centro de eventos) em todo Brasil;

Contratação de buffets, decoração, equipes de recursos humanos em geral, equipamentos, montagem de estandes, material gráfico com produção de toda identidade visual e campanhas de marketing, contratação de brindes personalizados, emissão de passagens aéreas, controle de hospedagens, receptivo, elaboração do roteiro, marketing e comunicação, publicidade;

Cuidar de toda desmontagem e fechamento no pós evento também é de responsabilidade de uma boa equipe de cerimonial.

O cerimonialista acaba sendo um elo de altíssima importância que liga o realizador a todas as necessidades, fornecedores contratados, as autoridade, convidados de honra e ainda ao público do evento, dando total suporte ao cliente e se adaptando a qualquer perfil de evento e público.

Uma equipe preparada e totalmente sintonizada é o grande segredo para o bom andamento de qualquer evento.

O Congresso de Viena, em 1815, estabeleceu a precedência em cada categoria, por ordem do momento de apresentação das credenciais.  Com isso a  problemática  da  precedência  ficou  estabelecida, acabando com os conflitos nos eventos.

A norma evoluiu. Hoje em dia, quando há presença de diversos políticos, autoridades ou convidados  especiais,  a  precedência  é estabelecida  de acordo com a hierarquia entre cada um.

É muito importante que profissionais que atuam ou querem atuar neste segmento percebam as diferenças que norteiam cada situação,  somente assim é possível distribuir todas as tarefas aos profissionais adequados. É importante também saber identificar o perfil de cada recurso humano para que ele seja aproveitado da melhor forma dentro das atividades que ele fará, como por exemplo, não colocar pessoas muito tímidas em processos onde necessitam de mais comunicação mas sim em ações mais analíticas e estáveis, e vice versa.

Conhecer sobre cerimonial, protocolo, precedência, competências de mestres de cerimônias, cerimonialistas, etiqueta e o que compete a cada equipe é a base para organizar qualquer evento.

Agora uma dica que pra mim é essencial: Boas escolhas é que garantem ótimos eventos! O bom cerimonialista pode oferecer diversos serviços além de cuidar da parte solene do evento, onde obviamente, no ato da realização deve ter seu foco total.

Se esforce para escolher uma equipe de profissionais que de fato sejam capacitados para a prestação do serviço. Trabalhe com profissionais eficientes e verá a diferença quando estiver em um evento!

Encerro por aqui com uma alegria profunda em poder pesquisar, estudar e compartilhar esses conhecimentos aos quais encontro e são tão preciosos para quem atua no segmento de eventos!

Agradeço grandes professores que cruzaram minha jornada, ciente aqui que tenho ainda muito a aprender…sempre!

Luane Bittes – Assessoria em Eventos