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Como classificar um evento?

Como classificar um evento?

Entenda mais sobre a classificação de eventos e suas tipologias! Definir qual tipo de evento é o primeiro passo para o planejamento do mesmo.

Os  eventos não consistem apenas espaços e momentos de descontração para as  pessoas, mas representam, cada vez mais, uma estratégia importante de  divulgação, aprendizados e forma de contato com um público determinado. 

Por  isso existe uma grande variedade de eventos, de sorte que um acaba  prevalecendo para ser aproveitado conforme as necessidades daqueles que  estão envolvidos diretamente com o projeto,  não só os organizadores,  mas também os apoiadores e patrocinadores do feito. 

Por  isso, é importantíssimo entender as diferenças entre os muitos tipos de  eventos, a fim de que acerte a mão na hora de elaborar o seu. 

Você  sabia que existem diversas classificações para eventos? Para cada  “tipo” existe um formato, estrutura e especificação que corresponda à  tipologia.

Classificar os eventos é definir classes e especialmente de qual grupo esse evento fará parte. Será público ou privado? Será aberto ou fechado? Qual sua área de interesse?  Geral ou dirigido? De qual região? Nacional ou internacional? Pequeno, médio ou grande porte? Ele é fixo, móvel ou esporádico? 

Os  profissionais que lidam com planejamento e cerimonial em eventos  precisam estar atentos com estas diferenças. Ao pesquisar tipologias de  eventos encontraremos infinitas possibilidades. Muitos “tipos” são  semelhantes em seu formato e constituição, fazendo com que pertençam a  um mesmo grupo, como eventos sociais, corporativos, religiosos, profissionais etc.

Para  inserir corretamente o evento na tipologia e na classificação adequada, cerimonialista ou  profissional capacitado, responsável pela organização e comunicação do  evento, pode seguir alguns passos, como os sugeridos a seguir:

1 – Receber o briefing do contratante;

2 – Planejar o evento atendendo às expectativas do contratante e público esperado;

3 – “Enquadrá-lo” corretamente em uma tipologia e classificação e, aí sim, trabalhar a comunicação/divulgação.

Dessa  forma, é possível comunicar corretamente ao público-alvo a partir do  formato do evento. É comum encontrarmos erros em divulgações de eventos,  como no caso de tipologias trocadas. 

Ex.: mesa redonda x painel,  encontro x semana, convenção x exposição, entre outros. 

Existem erros que podem passar despercebido pelo realizador, mas que pode ser grave para quem  espera um determinado formato, mais participativo como uma mesa redonda,  por exemplo, e ficar frustrado ao perceber que se trata de um painel,  onde a plateia somente assiste aos participantes debaterem.

Cabe ao gestor de eventos ou assessor analisar com cautela o que o cliente deseja e alerta-lo caso haja alguma confusão ou erro na escolha da tipologia do evento em questão.

1. EVENTOS SOCIAIS:  Sem caráter comercial – Foco no network, celebrações, encontros divertidos e de lazer. 

Almoço banquete
Café da manhã
Brunch
Chás
Coquetel
Festas ao ar livre
Festas beneficentes
Festa de debutante
Jantar banquete
Noivados
Open House

2. EVENTOS PROFISSIONAIS: De caráter comercial, promovido por empresas ou entidades.

Coffe break
Colóquio
Desfiles
Leilões
Visitas institucionais
Condecorações

3. EVENTOS OFICIAIS:  Cerimonial sempre com base em normas de precedência.

Homenagens e premiações
Inaugurações
Assinaturas
Posses de diretoria

4. EVENTOS TÉCNICO-CIENTÍFICOS:  Eventos ligados a áreas específicas.

Ciclo de palestras
Fórum
Mesa redonda
Painel
Reunião
Semana
Seminário
Simpósio
Workshop
Convenção
Feira

5. EVENTOS ARTÍSTICOS

Exposição
Mostra
Vernissages
Shows

6. EVENTOS CULTURAIS

Concursos
Entrevista coletiva
Shows e festivais de música e cultura
Tarde de autógrafos
Shows e festivais de música e cultura

7. EVENTOS RELIGIOSOS

Batizados
Casamentos
Primeira comunhão

O mais importante ficar claro nesta postagem é a importância de entender bem o objetivo do evento e suas características. Ao compreender este passo tudo fica mais simples, pois está pré determinado a característica dominante do evento. Vale a pena entender bem o objetivo do evento para analisar onde ele se encaixa. 

Após definição da classificação e tipologia do evento todos os demais detalhes serão fáceis de serem iniciados, tais como escolha do local, melhor decoração, perfil das equipes, tipo de alimentação que será oferecida bem como possíveis atrações, palestras e temas.

Seja qual for a classificação, o gestor de eventos deve ter aptidão para escolher a equipe certa para atuar e a forma correta de conduzir as negociações junto aos fornecedores. Cada evento tem seu perfil e para cada perfil de evento temos profissionais adequados.

Em breve teremos também uma postagem falando de tipologias, lembrando que para entender assuntos como estes são necessários meses e até anos para compreensão, após prática e estudos detalhados e minuciosos sobre os temas e cada tipo separadamente, é possível ser um profissional competente.

O importante mesmo é tornar o evento inesquecível pelos motivos certos e cumprir com o protocolo de cada tipologia mesmo que tenham detalhes personalizados!

Luane Bittes – Assessoria em Eventos

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