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Planejamento: a grande ferramenta para um evento de sucesso!

Planejamento: a grande ferramenta para um evento de sucesso!

A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar!

Planejamento estratégico é o segredo para o sucesso nos eventos!  Aprenda com dicas simples como iniciar um planejamento para um evento.

A  garantia do sucesso de um evento realizado na empresa começa justamente  na elaboração do planejamento, não apenas para identificar o porte do  empreendimento e os objetivos que estão envolvidos, mas também  para não estourar o limite de recursos que podem ser usufruídos. 

Organizar uma confraternização da empresa, contratar fornecedores profissionais e capacitados, verificar quais são as tendências e atualidades para eventos e prestar de fato uma boa assessoria ao realizador do evento exige muita atenção no item planejamento.

Que tal  ver algumas orientações para que nada saia errado no seu evento?

Defina as metas a serem alcançadas

Eventos  corporativos podem ser excelentes meios para atrair mais clientes para  os negócios, agregar valores a um serviço, integrar algumas equipes de  trabalho ou mesmo promover alguns produtos no mercado, se aproximar de  fornecedores e outros parceiros comerciais. 

Uma das primeiras  atividades a serem feitas no planejamento de um evento após o brieffing (que é o levantamento de todas as necessidades e peculiaridades do evento) é traçar seu objetivo  ou seu conjunto de metas, isso vai lhe dar a exata dimensão do que  poderá fazer e das ações que serão necessárias para planejar o  acontecimento.

Elabore a programação do evento com foco no público que deseja alcançar e na mensagem que deseja passar! 

Sabendo  onde se quer chegar com a realização da cerimônia ou encontro, será  viável pesquisar as atrações, local, palestras, painéis de discussão,  apresentações ou qualquer outra dinâmica ou atividade que se fizer  imperativa para que tudo saia da melhor maneira possível. 

Não deixe de contratar o melhor time e os mais fantásticos chamarizes  possíveis para seu evento, lembrando sempre que é a imagem da sua empresa que ficará marcada neste momento!

Veja seu evento como investimento, nunca como custo!

Organize planilhas para a gestão financeira

É  conveniente sempre confrontar as atividades de demandas do  evento com o capital disponível para se investir. Pesquisas e orçamentos  variados devem ser feitos com diferentes empresas de produção de  eventos e serviços, o organizador do evento poderá monitorar as  despesas e alterar as aplicações de recursos por meio de planilhas, de  modo que terá cuidado para não ultrapassar o valor acessível para se  gastar. Este é o principal papel da assessoria no início do planejamento, fazer um levantamento de empresas que estão aptas a atender as necessidades do cliente  e seus respectivos valores.

Todo cuidado é pouco na retirada de itens, muitas das vezes qualidade e preço andam juntos, então quando se tira muito ou algo de real valor no evento, algo pode sair com uma má imagem e até mesmo, é preciso escolher bem os itens principais para chamar a atenção de forma positiva do público, escolher bem o que realmente o evento precisa mesmo unindo simplicidade com bom gosto é uma grande sabedoria!

Calcule o público que estará presente

Se  o evento for só de convidados, o gestor vai ter ideia provavelmente com  boa antecedência de quantas pessoas serão participantes do evento, o  que será determinante para se contratar um espaço o qual comporte todos  de forma satisfatória e ainda dê suporte para a infraestrutura que se  queira implementar. 

Todavia, se o evento for algo voltado para que os  profissionais e interessados se inscrevam ou confirmem presença, deve-se investir em um  controle bastante eficiente e em tempo real dessas confirmações, para que  não se corra o risco de superlotação. 

O melhor é estipular um limite  de pessoas ou prazos, no caso, e fechar as inscrições quando o número de corte  for alcançado. Melhor ter uma quantidade menor com uma qualidade maior do que vice versa!

Seja cuidadoso com equipes, local, data e o horário do evento

Além  do local onde ocorrerá, o momento quando o evento vai acontecer poderá  ser também determinante para seu êxito. Reflita adequadamente qual será  o melhor dia da semana e os horários mais indicados para o público que  pretende atingir, bem como avalie se não existem acontecimentos  importantes no mesmo período, que possam competir por atenção com seu  evento, escolha a melhor equipe para representar “você” no evento e cumpra em respeito aos teus convidados o horário estipulado no convite, com tolerância máxima de 15 minutos, independente da quantidade de pessoas presentes. 

O respeito se deve a quem chega no horário e não as famosos atrasados!

Divulgue adequadamente

Organize  as ações estratégicas de marketing mais apropriadas para divulgar bem.  Dependendo de quem for seu público-alvo, vale a pena estar mais na  internet ou colocar anúncios em mídia impressa e na TV. Tudo depende.  

Pesquise muito antes de tomar suas decisões para não perder dinheiro à  toa nessa questão. Invista em uma boa campanha e empresa especializada, terá retorno certo se houver uma boa divulgação pode estar certo disto, e acredite, com antecedência tudo fica mais fácil!

Conte com a ajuda de empresas especializadas

Vale  muito mais a pena contratar empresas já familiarizadas com a elaboração  e produção de eventos, assessoria em eventos, cerimonial e gestores de eventos, do que correr riscos de tudo dar errado e mesmo com tantos investimentos não conquistar o sucesso esperado.

As empresas especializadas em cada segmento de fato são a melhor saída para se ter um evento bem organizado, aonde desde a recepção até a alimentação, decoração, equipamentos, equipes de recursos humanos e atrações diversas serão impecáveis, com ar de profissionalismo, afinal, é este seu objetivo correto?

Planejar  bem um evento pode ser o diferencial para aquecer seu negócio e conquistar maior fatia de mercado. Inclusive, se o primeiro evento  obtiver êxito, posteriormente você poderá realizar outros, dando  sequência às conquistas já conseguidas e obter um significativo retorno  do que foi investido no acontecimento.

Não importa se por acaso você não sabe tudo, ninguém sabe! Porém, conheça quem saiba o que lhe interessa e planeje com antecedência seu evento.

Planeje as tarefas de forma realista com uma equipe unida e ciente de tudo o que é possível ou não fazer no evento. Analise todos os itens com cuidado inclusive os contratos. Perceba bem o que o realizador do evento necessita, qual é o objetivo final do anfitrião do evento.

De forma organizada detalhe todos os itens que constam no evento, seus fornecedores e ações pertinentes a cada área. No planejamento o famoso check list é uma ferramenta essencial pois mostra todos os detalhes e as ações ligadas a cada setor.

No momento do planejamento do evento você analisa todas as necessidades, todos os problemas (focando sempre na solução) e observa atentamente cada situação ligada a todos os fornecedores e serviços necessários. 

O planejamento exige análises detalhadas de cada situação, é neste momento que você antecipa possíveis imprevistos e situações indesejáveis, checa se o valor que o cliente tem é suficiente e administra todas as possibilidades e ações junto aos demais fornecedores e principalmente dos participantes.

Se una com os fornecedores amigos e de confiança, eles tem ideias incríveis pois a experiência deles é enorme e já sabem bem o que costuma dar certo ou não!

Eventos bem organizados certamente possuem nos bastidores uma equipe de sucesso e um planejamento estratégico rigoroso.

Se o planejamento for eficiente a execução será super tranquila apesar da correria normal da nossa profissão!

Luane Bittes – Assessoria em Eventos 

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